10 claves para sacar el máximo provecho a Google Drive

Cómo usar el almacén gratuito de información junto con el manejo colaborativo de los documentos on line y el correo-e.

FROILÁN FERNÁNDEZ  el nacional

Google Drive es mucho más que una unidad de almacenamiento web, también sirve para trabajar con las aplicaciones de productividad de Google, Google Docs, y puede ser usado como un punto de encuentro para crear y editar documentos de manera colaborativa. 

Como todos los servicios de cómputo de nube, la primera gran ventaja de esta unidad virtual es la posibilidad de compartir documentos de cualquier tamaño sin necesidad de mandarlos vía correo electrónico, solo se requiere enviar un enlace.

1.- Trabaje off line

El primer paso para trabajar con Google Drive es crear una carpeta Drive en el computador. Vaya a drive.google.com y seleccione el botón “Instala Drive en tu ordenador” que está en la columna izquierda. Todo lo que se almacene en esa carpeta localmente, se copiará en Google Drive, de manera automática.

2.- Total sincronía

Cuando se crea un documento con Google Docs y se almacena en Drive se colocará una copia en el PC, pero esta no puede abrirse con los programas de Microsoft Office. Para acceder a estos documentos en la computadora use la aplicación SyncDocs. La versión gratuita sirve para sincronizar hasta 500 documentos.

3.- Historia a la vista

Cuando se trabaja en un documento extenso, especialmente de manera colaborativa, es muy útil tener acceso a la historia pasada del documento. Para obtener el historial de las versiones en Google Docs vaya a Archivo. Ver historial de revisiones o presione las teclas CTRL.+ALT+Mayúsc+G.

4.- Guardando los anexos

Cuando en el correo-e hay archivos anexos que se desean compartir, Gmail ofrece la opción de guardarlos en Google Drive. De este modo, en vez de reenviar el correo electrónico, simplemente puede mandar el enlace del archivo almacenado. Basta señalar el documento, botón derecho y escoger Compartir.

5.- Trabajo en equipo

Cuando se comparten documentos (con derecho o no a editarlos, según los permisos asignados) se encuentra la opción de “Enviar correo electrónico a los colaboradores”, una vez que se ha iniciado el proceso de colaboración. En este paso (botón derecho del ratón, Compartir) se pueden añadir colaboradores.

6.- Colores distintivos

La creación de carpetas –y de carpetas dentro de carpetas– es una función básica de Google Drive, indispensable para la organización del contenido. Pero hay más. Al pulsar el botón derecho sobre cualquier carpeta es posible cambiar su nombre, moverla a otro destino o asignarle un nuevo color.

7.- Subiendo fotos

Instale la aplicación Google Drive en móviles Android, en iPad o en el iPhone, o también en los Windows Phone y podrá indicar las fotos que desea subir al disco virtual (asegúrese de hacer la transferencia vía Wi Fi). La app PlayCloud hace un trabajo equivalente en los smartphones con Blackberry 10.

8.- La extensión correcta

Si es usuario habitual del navegador Chrome puede aprovechar las extensiones o plug-ins creadas especialmente para Google Drive. Las hay para guardar documentos en Drive mientras se navega, para editar fotografías o herramientas gráficas, entre muchas otras que acceden a Drive desde Chrome.

9.- Creando formularios

Una de las opciones menos usadas de Google Drive y que resulta de mucha utilidad para inscripción en eventos y encuestas online, entre otros usos, es la creación de formularios con multitud de campos y opciones. En paralelo, se crea una hoja de cálculo en la que se almacenan los datos ingresados.

10.- Tráfico en la nube

Mientras más popular es la nube, es más necesaria una plataforma de intercambio entre los diferentes servicios. Wappwolf Automator es una extensión de Chrome altamente efectiva para transferir información entre Google Drive y servicios como Dropbox, Picasa, Flickr, Evernote, y Skydrive, entre otros.